Het duurste systeem is niet altijd het beste
Een Amerikaanse automatiseringsexpert deelde laatst iets dat tegen de hele AI-hype ingaat. Hij bouwde jarenlang geavanceerde zoeksystemen voor klanten. Dure vector-databases, slimme AI-modellen die betekenis proberen te begrijpen, het hele pakket. Toen stapte hij over op een simpele full-text zoekfunctie. Techniek uit de jaren 90. De kosten gingen met ongeveer negentig procent omlaag. De snelheid ging omhoog. En het werkte beter.
Dat is een pittige conclusie als je net duizenden euro's hebt uitgegeven aan een 'tweede brein' voor je bedrijf.
Ik denk dat veel Nederlandse mkb-ondernemers hier iets uit kunnen halen. Niet omdat je nu zelf databases moet gaan bouwen, maar omdat het laat zien hoe makkelijk je je laat overtuigen dat het ingewikkeld moet zijn.
Wat probeer je eigenlijk op te lossen?
De meeste ondernemers die mij bellen willen hetzelfde. Ze hebben informatie overal. E-mails in drie mappen. Offertes op de server. Notities in OneNote, in Word, op een briefje. En als een klant belt met een vraag over een project van vorig jaar, zijn ze tien minuten kwijt om het terug te vinden.
Dat is het echte probleem. Niet 'ik mis AI'. Maar 'ik vind mijn eigen spullen niet snel genoeg terug'.
En voor dat probleem heb je vaak geen zwaar AI-systeem nodig. Je hebt goed zoeken nodig. Het verschil tussen die twee kost je zo een paar duizend euro per jaar aan abonnementen die je nauwelijks gebruikt.
De tegenwerping die ik vaak hoor
"Ja Peter, maar AI begrijpt toch context? Als ik zoek op 'die klant uit Brabant met het dakproject', dan weet AI wat ik bedoel." Klopt, soms. Maar hoe vaak zoek je zo? In de praktijk typ je gewoon de bedrijfsnaam, of het factuurnummer, of een woord dat je nog weet uit de mail. Daar is een simpele zoekfunctie razendsnel in. En hij is eerlijk: hij verzint niks, hij laat zien wat er echt staat.
De slimme AI-systemen hebben een vervelende eigenschap. Ze kunnen een antwoord geven dat net niet klopt, en jij ziet niet waar het vandaan komt. Bij een gewone zoekopdracht zie je het originele document. Je weet wat je in handen hebt.
Hoe we dit in de praktijk aanpakken
In de praktijk lossen we dit bij Stolksupport op met een n8n-workflow die je bronnen aan elkaar knoopt. Je mail, je documenten, je notities komen samen in één doorzoekbare plek. Je typt een term, je krijgt binnen een seconde de juiste stukken. Geen dure vector-database die elke maand geld kost om te onderhouden. Gewoon een werkend systeem dat doet wat je nodig hebt.
En als er echt een geval is waarin AI toegevoegde waarde heeft, dan bouwen we dat erbovenop. Niet als standaard, maar als je het nodig hebt. Dat scheelt je kosten en het scheelt je gedoe. Maatwerk, geen kant-en-klare template die half past.
Begin klein en kijk wat je echt mist
Mijn advies aan elke mkb'er: begin niet met de duurste oplossing. Begin met de vraag wat je dagelijks kwijt bent aan zoeken. Reken dat eens om naar uren per week. Dan weet je wat een oplossing waard mag zijn.
Vaak is het antwoord simpeler en goedkoper dan de verkoper van het grote AI-pakket je wil doen geloven. En een systeem dat je begrijpt, kun je ook zelf blijven gebruiken als ik er niet meer bij ben.
Samen aan de slag
Loop je vast in je eigen informatie, of twijfel je of dat dure AI-abonnement wel iets oplevert? Vertel welk proces je wil automatiseren, dan krijg je binnen 48 uur een eerlijke inschatting. Geen bureau, geen praatjes, één persoon die meedenkt. Kijk op stolksupport.nl en vertel wat er beter moet. Vaak hoeft het veel minder ingewikkeld dan je denkt.
